企業間では取引が頻繁に繰り返されていますが、取引開始前に契約書が作成されていない場合も多くあります。
「古くからの付き合いだから大丈夫」「うちの業界では契約書を作らないのが当たり前だから」「契約書を作りたいなんて言ったら、取引先に不信感を持っていると思われて、やりにくくなる」「契約書を作らなくてもトラブルになったことがない」などと考えている代表者、法務担当者も多くいらっしゃることだと思います。
このように、契約書を作らない・作りたくない理由がある中で、本当に契約書は必要なのでしょうか？
― 契約書がないと契約は無効になる？
一部の例外はあるものの、基本的には契約成立に必要なのは「当事者の合意」だけです。つまり、口約束さえすれば、契約は有効に成立するのです。
― では、なぜ契約書を作成するの？
契約書には色々な役割がありますが、最も重要なのは、「紛争を未然に防ぐ」という予防機能です。つまり、契約書があったほうが安全だし、万一トラブルに巻き込まれそうになった時に、契約書があれば助かることがあるのです。
例えば、
・発注したものとは品質の異なる商品が納品された
・納品したのに、当初の約束通りの代金を支払ってもらえない
などのトラブルが発生した場合、いくら、「約束したじゃないですか！」と言ってみても、それを裏付ける証拠が無ければ、裁判所に契約内容を証明することができません。
こういった取引後のトラブルを回避するためには、事前に当事者間で契約内容をしっかり協議し、協議した内容を契約書としてまとめて双方で認識を共有し、トラブルを未然に防ぐ必要があります。また、万一、トラブルが発生したとしても、客観的な証拠となる契約書があれば、話合いで解決することができたり、裁判所で契約内容を証明することができるので、紛争が大きくなることを防ぐことができます。
― その他、契約書を作成するメリット
このように、契約書を作成する一番大きなメリットは「紛争を未然に防ぐ」ところにあるのですが、そのほかにも、以下のようなメリットがあります。
・経理・財務業務への対応
経理部門が支払処理等を行う際、契約書の確認が必要になることがあります。また、税務署の立ち入り検査等があった時にも、契約書が揃っていれば、こちらの主張を認めてもらいやすくなります。
・ビジネス戦略として
取引を開始する度に契約書を作成し、契約書を集積していけば、貴重な書類となります。取引の際に作成した契約書と、その取引における問題点や改善点を突き合わせてまとめていけば、取引の際の注意点の洗い出しができるので、新たな取引に関する交渉の場で大きな武器となります。
・不利な交渉を避ける
中小企業は大手の企業と契約をする際、不合理な条件を押し付けられることがしばしばあります。特に口約束だけで契約内容を決めるとなると、より一層、大手企業から無理を強いられることになってしまいます。
契約書を作るとなると、不合理な書面を残すわけにはいかないという思いがあるため、大手企業も一方的な契約内容を押し付けることができなくなると言えます。
自分の会社を守るためにも、契約書を作ろうという提案は非常に重要になってくるわけです。
― 契約書は作成しましょう
このように、契約書を作らないと契約は成立しない、ということはほとんどないのですが、契約書の作成は、紛争を防ぐことを含めて、会社を守るために非常に重要だと言えます。